Office Coordinator/Administrative Assistant

With offices across the country, A&A services a diverse portfolio of facilities including laboratory and regulated environments, commercial office buildings, schools, hospitals, government facilities, industrial buildings and many more. Founded in 1973, A&A has been committed to providing clean and safe environments for building occupants supporting our pledge to always put People First™.

As a national service industry provider, we are seeking an Office Coordinator to join our team. This role is responsible several administrative support and customer service tasks to ensure efficient operation of the office environment. Specific duties and responsibilities include:

• Answering phone calls, transferring callers as appropriate
• Greeting customers and visitors to the office, ensuring guests are comfortable and are connected with the right office personnel
• Managing schedules for conference and community spaces
• Monitoring and ordering inventory for office and break room supplies
• Managing incoming and outgoing correspondence, including faxes, mail and packages
• Equipment: Maintaining office equipment and making recommendations for software and equipment purchases
• Coordinate travel plans including hotel stays and plane tickets
• Provides support to the accounting team including:

o Outbound Accounts Receivable collections via telephone calls, and emails.

o Respond to customer emails and phone calls regarding invoices

o Work with Sales, Operations, and Accounting to reduce future billing discrepancies and credits.

o Work with customers to resolve billing disputes and forward disputes to Sales, Operations, and Accounting as needed for resolution.

• Requirements and skills

  • Proven experience as office coordinator or in a similar role
  • Experience in customer service will be a plus
  • Outstanding knowledge of MS Office
  • Working knowledge of office equipment (e.g. optical scanner)
  • Excellent communication and interpersonal skills
  • Organized with the ability to prioritize and multi-task
  • Reliable with patience and professionalism
  • Friendly and positive attitude
  • Strong organizational and time management skills
  • Service-oriented personality
  • Excellent verbal and written communication skills
  • Ability to work well in a fast-paced environment
  • Quick typing skills
  • Efficient problem-solving and troubleshooting skills
  • Great attention to detail

  We offer a diverse work experience that empowers colleagues for career success. In addition to skill and experience, we also seek to attract and retain colleagues whose beliefs and behaviors are in alignment with our core values of collaboration, innovation, caring, integrity, and accountability. We are an equal opportunity/affirmative action employer.

  Gender/Ethnicity/Disability/Protected Veteran – we highly value and are committed to all forms of diversity in the workplace. We proudly support and encourage people with military experience (active, veterans, reservists, and National Guard) as well as military spouses to apply.

  We provide reasonable accommodations to qualified individuals with disabilities.

El objetivo del puesto es proporcionar un servicio de limpieza y mantenimiento excepcional día a día
a nuestros clientes.

• Requisitos y habilidades

  Experiencia comprobada como coordinador de oficina o en un puesto similar
  Experiencia en atención al cliente será un plus
  Excelente conocimiento de MS Office
  Conocimiento práctico de equipos de oficina (p. ej., escáner óptico)
  Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales
  Organizado con capacidad para priorizar y realizar múltiples tareas
  Fiable con paciencia y profesionalismo
  Actitud amistosa y positiva
  Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo
  Personalidad orientada al servicio
  Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
  Capacidad para trabajar bien en un entorno de ritmo rápido
  Habilidades de mecanografía rápida
  Habilidades eficientes para resolver problemas y solucionar problemas
  Gran atención al detalle
  Ofrecemos una experiencia laboral diversa que empodera a los colegas para el éxito profesional. Además de las habilidades y la experiencia, también buscamos atraer y retener a colegas cuyas creencias y comportamientos estén alineados con nuestros valores fundamentales de colaboración, innovación, cuidado, integridad y responsabilidad. Somos un empleador de igualdad de oportunidades/acción afirmativa.

  Género/Etnia/Discapacidad/Veterano protegido: valoramos mucho y estamos comprometidos con todas las formas de diversidad en el lugar de trabajo. Estamos orgullosos de apoyar y alentar a las personas con experiencia militar (militares activos, veteranos, reservistas y miembros de la Guardia Nacional), así como a los cónyuges de militares, a que presenten su solicitud.

  Ofrecemos adaptaciones razonables a personas calificadas con discapacidades.

Responder llamadas telefónicas, transferir llamadas según corresponda
Saludar a los clientes y visitantes de la oficina, asegurarse de que los huéspedes se sientan cómodos y estén conectados con el personal de oficina adecuado
Gestionar los horarios de los espacios comunitarios y de conferencias
Supervisar y solicitar el inventario de suministros para la oficina y la sala de descanso
Gestionar la correspondencia entrante y saliente, incluidos los faxes, el correo y los paquetes
Equipo: mantener el equipo de oficina y hacer recomendaciones para la compra de software y equipo
Coordinar los planes de viaje, incluidas las estadías en hoteles y los boletos de avión
Brindar apoyo al equipo de contabilidad, lo que incluye:

o Cobros de cuentas por cobrar salientes a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos.

o Responder a los correos electrónicos y llamadas telefónicas de los clientes con respecto a las facturas

o Trabajar con Ventas, Operaciones y Contabilidad para reducir futuras discrepancias y créditos en la facturación.

o Trabajar con los clientes para resolver disputas de facturación y reenviar las disputas a Ventas, Operaciones y Contabilidad según sea necesario para su resolución.